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パソコン会計導入
　経理の事務の時間短縮のためにパソコン会計を導入しましたが、目に見えた成果が現れません。

　会社の経理合理化のためにはパソコン会計はかかせません。手書きで帳簿をつけるよりは、パソコンの帳簿のほうが、見た目もいいですし、機能も充実しています。ただ、パソコン会計を導入しただけでは、目に見えた成果は期待できません。貴社の経理システムもパソコン会計に合わせて変える必要があります。

1、伝票をなくそう

　多くの中小企業の会社では、伝票を書いてからパソコンに入力しています。たしかに伝票を起票して上司の捺印をもらってから、パソコンに入力することは内部統制の点から必要かもしれません。しかし、大企業ならいざしらず、中小企業では伝票を書いてからパソコンに入力する必要はないと思います。領収書等の証憑書類から直接に入力しましょう。どうしても伝票が必要な場合は、最近のパソコンでは、領収書等の証憑書類から直接に入力した後、伝票も作成してくれます。またその伝票をパソコンの画面に表示して、上司が捺印する機能をもっているソフトもあります。

2、よく使われる仕訳パターンを登録しよう

　パソコン会計で大変なのは仕訳の入力です。しかしこれも最近のパソコンでは仕訳の登録ができるようになりましたので入力が楽になりました。毎月でてくる仕訳を登録しておけば、翌月から入力作業が楽になります。

3、顧問税理士の助けを借りよう

　パソコンをつかっているとよくトラブルに遭遇します。うっかり変な入力をしたため、もとに戻せなかったり、操作がわからなったりすることがあります。パソコン会計でも同じです。しかもパソコン会計は会計の知識を持っている人でないと、トラブルに対応できません。特に最初の科目や消費税の設定等は会計事務所にやってもらいましょう。このようにパソコン会計を自分でなにもかも、しようとしないで、パソコンに強い税理士の助けを借りてパソコン会計を使いこなすのが、一番の早道だと思います。

4、従業員の立替経費は１ヶ月まとめて計上させましよう。

　従業員が立て替えた交通費や文房具代などの経費をその都度、精算している会社があります。たとえ100円のボールペンでも経理の人が自分の仕事を中断して、払っています。そしてその仕訳をひとつひとつ入力していくのです。これでは、それに費やす人件費が文房具代より上回ってしまって、非能率的です。小口の立替経費は１月分まとめて、精算申込書に記載させましょう。使った内容のことは使った本人が一番よく知っているので能率的です。そしてそれを１月分まとめて、仕訳すれば、日常の仕事も中断されず、入力も楽になります。

インターネットバンキングを使おう
　銀行に行くのはやめましょう。

　いろいろな会社の支払いのために、経理担当の従業員が銀行に行きます。日時によっては銀行の窓口が混んでいて、かなり待たされることがあります。従業員にとっては会社の束縛から解放されて、いい息抜きになるかもしれませんが、社長にとっては貴重な人件費が無駄に使われていると思うかもしれません。そんなときこそ、支払いはインターネットバンキングを使って、会社内のパソコンで行えば、時間の短縮になります。インターネットバンキングは法人の場合、多少手数料がかかりますが、人件費のコスト削減に比べれば、たいした金額ではないと思います。

自動引き落としを使おう
　売り上げの入金も費用の支払いも自動引き落としを使おう

　売り上げの入金管理は会社にっとて重要な事項です。しかし請求書を発行して入金したかどうか確認し、入金していなかったら、再度請求書を発行するというのは結構煩雑な仕事です。お客様の口座から自動的に引き落とすことができれば、お客様が支払いを忘れるのが少なくなり管理しやすくなります。また、支払いのほうも自動引き落としで支払って、支払いの事務を省きましょう。自動引き落としにすると、支払いをストップできないのではないかと心配する人がいますが、銀行に行けば、いつでも引き落としをストップすることができます。手続きの手順は銀行によっては違いますから、注意事項等をよく聞いてから自動引き落としの手続きをしてください。

なるべく現金で授受しないで通帳を通じて授受しましょう。

　毎日の現金管理は大変です。入金や支払いは現金でなく、通帳でおこなうようにしましょう。

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